к.э.н.,
доцент Финансовой Академии при Правительстве РФ
гл. редактор журнала «Некоммерческие организации в России»
Н.А. Пирожкова,
профессор Финансовой академии при Правительстве РФ
Каждая хозяйственная операция, отраженная на бухгалтерских счетах, должна быть подтверждена первичным (первым по времени составления) документом. Этот документ должен отвечать определенным требованиям. На основе сведений, содержащихся в первичных документах, заполняются учетные регистры. В учетных регистрах эти сведения обобщаются. Например, в учетном регистре по счету 50 «Касса» отражаются все сведения о поступлении и расходовании наличных денег, выводится их остаток. Данные учетных регистров помещаются в бухгалтерскую отчетность.
Большинство первичных документов, используемых некоммерческой организацией, имеют установленную форму. Формы первичных документов содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, которые и следует применять.
Но встречаются ситуации, когда нужной формы в таком альбоме нет, например, некоммерческая организация принимает средства на благотворительную деятельность, через ящик для приема пожертвований. В этом случае форма первичного документа разрабатывается бухгалтером самостоятельно и принимается приказом об учетной политике. Другой пример — бухгалтерская справка или бухгалтерская справка-расчет.
При разработке формы первичного документа необходимо соблюдать требования Федерального закона «О бухгалтерском учете», где перечислены обязательные для него реквизиты:
- Наименование документа.
- Дата составления.
- Наименование организации, от имени которой составлен документ.
- Содержание хозяйственной операции.
- Измерители хозяйственной операции.
- Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления.
- Личные подписи указанных лиц и их расшифровка.
Поясним некоторые из реквизитов.
Первые три реквизита можно не комментировать.
Четвертый — содержание хозяйственной операции —требует указания, что сделано или предстоит сделать бухгалтеру: например,выдать деньги из кассы, поставить на балансовый учет основные средства,перечислить деньги с расчетного счета. В некоторых первичных документахтребуется указывать и корреспонденцию счетов. Так, при выдаче денег из кассызаполняется такой первичный документ, как расходный кассовый ордер, и в немдолжен быть отражен корреспондирующий счет для счета кассы — допустим, счет 70«Расчеты с персоналом по оплате труда».
Пятый реквизит — измерители. Для бухгалтерскогоучета обязателен денежный измеритель. Но в отдельных случаях он требуетдополнения — например, при учете материалов в первичном документе используютсянатуральные измерители.
На шестой и седьмой реквизиты также надообратить внимание. Если в момент создания первичного документа главноедолжностное лицо, наименованное на его бланке, отсутствует, то подписываетдокумент тот, кто исполняет его обязанности, или заместитель. При этомобязательно указываются фактическая должность лица, подписывающего документ, иего фамилия (можно от руки, например «и. о.», «зам.»).
Подписывать документ с предлогом «за» или послекосой черты не следует.
Вместе с первичными для отражения хозяйственныхопераций используются и другие документы.
Все документы принято группировать по следующимпризнакам:
1. По назначению:
- распорядительные;
- оправдательные;
- документы бухгалтерского оформления;
- комбинированные.
2. По времени составления:
3. По объему информации:
4. По месту составления:
5. По структуре:
- табличные;
- анкетные;
- комбинированные.
Распорядительными документами являютсяприказы, распоряжения и т.д. Это приказы о приеме на работу, об отпуске,увольнении, которые являются основанием для начисления заработной платы иотпускных или для прекращения начисления заработной платы; приказы онаправлении в командировку, на основе которых бухгалтер выдает аванс накомандировочные расходы, и т.д. К распорядительным документам можно отнестисмету (бюджет) некоммерческой организации, подписанную и утвержденную всоответствии с требованиями ее уставных документов.
Необходимость в распорядительных документахсвязана с тем, что решение руководства организации требуется получить досовершения операции, а не в момент ее совершения или сразу после. Но они неподтверждают факта осуществления операции — этот факт подтверждают оправдательныедокументы, являющиеся первичными документами.
Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов,подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются вбухгалтерии для подготовки информации с целью ее отражения в учетных регистрах.
Комбинированные документы содержатпризнаки распорядительных и оправдательных документов. Например, такойпервичный документ, как авансовый отчет, может содержать распоряжение онаправлении в командировку (быть распорядительным документом) и сумму расходовпо командировке, принимаемую к бухгалтерскому учету (быть оправдательнымдокументом) после возвращения из командировки.
Сводные документы обобщают данные первичных документов.Например, расчетно-платежные ведомости по заработной плате обобщают сведения озаработной плате, начисленной и выданной каждому работнику.
Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию,а накопительные документы обобщают данные за определенный период времени(месяц, квартал, финансовый год) и содержат информацию об однородных хозяйственныхоперациях.
Внутренние документы составляются бухгалтерией ииспользуются только в данной некоммерческой организации — например, те жеприходные и расходные кассовые ордера.
Внешние документы поступают в некоммерческую организациюот других организаций — это счета, счета-фактуры, чеки, транспортные накладныеи т.п.
Порядок расположения реквизитов в документеназывают структурой документа. Структура документа может быть анкетной,табличной или комбинированной. При анкетной структуре реквизиты оправдательногодокумента располагаются построчно, как в обычной анкете. Такие документы легкозаполняются и читаются, однако вызывают серьезные трудности при обработке. Притабличной структуре документа бухгалтер может легко выделить зону реквизитов иобработать ее. В документах комбинированной структуры часть реквизитоврасполагается в соответствии с анкетной структурой, а часть — по табличной.
Бухгалтерские документы должны отвечатьтребованиям законности с позиции уставных документов некоммерческой организации,договоров, соглашений. Так, содержание операций по расходованию средств науставную деятельность должно отвечать целям и задачам этой организации.Финансовые отчеты должны быть подписаны и утверждены теми органами, которыеуказаны также в уставных документах. Должны иметься в наличии протоколы срешениями органов управления некоммерческой организации о тех или иныхмероприятиях. При этом уставные документы не должны находиться в противоречии сзаконодательством в отношении отдельных организационно-правовых формнекоммерческой деятельности.
Бухгалтерии некоммерческой организацииприходится самостоятельно проводить бухгалтерско-правовую экспертизудокументов, отражающих совершение хозяйственных операций.
Целесообразно такую экспертизу осуществлять последующим направлениям:
- проверка правильности оформления документов по форме. В этом случае бухгалтер определяет полноту и правильность заполнения реквизитов документа;
- проверка по существу — предполагает определение соответствия хозяйственной операции законодательству, уставным документам, сметам, протоколам;
- арифметическая проверка — проверка правильности подсчета сумм.
После этого от бухгалтера требуетсясгруппировать (провести сортировку) документов по определенным признакам, атакже проставить в них суммы (таксировка).
После таксировки в некоторых документах должнапроизводиться их контировка, т.е. проставление корреспонденции счетовбухгалтерского учета (в приходных и расходных кассовых ордерах, авансовыхотчетах и т.д.).
Данные проверенных, сгруппированных иобработанных документов должны заноситься в учетные регистры. Учетные регистры— это ведомости, позволяющие учитывать поступление и использование средствнекоммерческой организации. Можно рекомендовать бухгалтерам некоммерческихорганизаций использовать в своей работе унифицированные учетные регистры,разработанные для коммерческих организаций. Если есть финансовые возможности,то лучше всего приобрести и использовать для этих целей персональный компьютер.Главной проблемой, которая находится еще в процессе решения, является созданиеспецифического для некоммерческой сферы программного обеспечения. А длянекоторых некоммерческих организаций невозможно применять даже и такиепрограммы без адаптации к условиям работы конкретной организации.
После того, как данные первичных документовотражены в учетных регистрах, необходимо организовать их хранение. Хранятся онив сшитом виде в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах. Вседокументы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам (заявления,доверенности и т.п.), подлежат гашению штампом или от руки с указанием«Оплачено» или «Получено» с указанием даты.
Приложение "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в ред. решения Росархива от 27.10.2003)" см. в журнале | 
