Некоммерческие организации в России
English version
О журнале
Новости
Подписка
Аннотации и статьи
Авторам
Реклама
Интернет-форум
Литература по НКО

Книга: "Безопасное оформление сделок купли-продажи недвижимости"новинка

Книга: "Безопасное оформление сделок купли-продажи недвижимости"













Статьи

Версия для печати

Все статьи | Статьи за 2004 год | Статьи из номера N6 / 2004

Инвентаризация

М.Л. Макальская,

к.э.н., доцент,
гл. редактор журнала «Некоммерческие организации в России»

Инвентаризация — это один из обязательных элементов бухгалтерского учета. Ее необходимость связана с тем, что данные бухгалтерского учета и фактическое состояние имущества и расчетов любой организации, и в том числе, некоммерческой, подлежат регулярной сверке.

Сразу же возникают вопросы:

  • Когда проводить инвентаризацию?
  • Что сверять?
  • Кто проводит инвентаризацию?
  • Каков порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов?
  • Как отражать в бухгалтерском учете результаты инвентаризации?
  • Как могут повлиять результаты инвентаризации на имущественное положение и налоговые обязательства организации?

Но сначала посмотрим, в каких законодательных и нормативных документах могут быть ответы на эти вопросы.

Главный, основополагающий документ — Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Второй документ, где все ответы даны более подробно, — это Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания).

Есть и другие документы, о которых мы скажем далее.

Когда проводить инвентаризацию?

Проведение инвентаризации обязательно:

  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет;
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Инвентаризация перед составлением годовой отчетности проводится обычно в конце года, в октябре — ноябре, с тем, чтобы к концу года ее можно было завершить и сделать по ее результатам все необходимые проводки.

Кроме того, руководитель организации может распорядиться о проведении дополнительной инвентаризации. В этом случае издается распоряжение или приказ о ее проведении с указанием даты, порядка проведения, перечня проверяемых имущества и обязательств.

Что сверять?

Инвентаризации в некоммерческой организации подлежит, во-первых, имущество, принадлежащее данной НКО. Чаще всего это:

  • основные средства,
  • нематериальные активы,
  • прочие запасы,
  • денежные средства.

Во-вторых, должна быть проведена инвентаризация финансовых обязательств, отраженных в бухгалтерском учете некоммерческой организации. Под финансовыми обязательствами понимается:

  • кредиторская задолженность,
  • кредиты банков,
  • займы,
  • резервы.

В-третьих, инвентаризации подлежит имущество, не принадлежащее некоммерческой организации, но числящееся в бухгалтерском учете (например, находящиеся на ответственном хранении, одежда, обувь, продукты питания и т.д., предназначенные для раздачи малоимущим, арендованные основные средства).

В-четвертых, в ходе инвентаризации может быть выявлено имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Оно тоже входит в состав ценностей, подлежащих проверке.

Фактическое наличие всего вышеуказанного имущества сверяется с данными бухгалтерского учета. Кроме того, контролируется сохранность имущества, выявляется имущество, потерявшее свое первоначальное качество, залежавшееся и не нужное организации. Проверяется также полнота отражения в учете обязательств.

Кто проводит инвентаризацию?

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Председателем комиссии является руководитель некоммерческой организации или его заместитель, в составе членов комиссии должен быть главный бухгалтер. Другие члены ревизионной комиссии выбираются из состава штатных работников НКО.

В составе инвентаризационной комиссии должно быть не менее трех человек. Верхнего количественного предела не существует, единственное условие, которое должно соблюдаться, — нечетное количество членов инвентаризационной комиссии.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации может служить основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Поэтому в случае невозможности участия хотя бы одного из заранее утвержденных членов комиссии следует произвести замену, оформив это приказом руководителя.

Персональный состав инвентаризационной комиссии утверждает руководитель организации приказом или распоряжением.

Приказ № 59
(постановление, распоряжение)
по НКО «Фонд поддержки малоимущих семей»
(наименование организации)
от «15» декабря 2004 г.

Для проведения инвентаризации в организации назначается инвентаризационная комиссия в составе:

  1. Председатель — заместитель исполнительного директора фонда Сергеев Виктор Иванович.
  2. Члены комиссии: старший бухгалтер Кротова Вера Петровна, менеджер по программам Степанов Александр Викторович.

Инвентаризации подлежат: основные средства, денежные средства в кассе организации; финансовые обязательства.

К инвентаризации приступить 22 декабря 2004 г. и окончить 24 декабря 2004 г.

Причина инвентаризации: подготовка к составлению годовой отчетности (контрольная проверка, смена материально ответственных лиц и т.д.).

Материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию 29 декабря 2004 г.

Исполнительный директор фонда В.В. Николаев

Внимание! При небольшом объеме работ и при наличии в некоммерческой организации инвентаризационной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее. Это положение содержится в пункте 2.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Каков порядок проведения инвентаризации?

Основные этапы инвентаризации, документы, оформляемые в ходе инвентаризации и функции бухгалтерии в процессе инвентаризации приведены в таблице.

Этапы инвентаризации Документы, оформляемые в ходе инвентаризации Функции бухгалтерии
Подготовительный Приказ руководителя о проведении, расписки материально ответственных лиц Определение остатков имущества и обязательств по учетным данным
Сверка фактического состояния с данными бухгалтерских документов Акты инвентаризации, инвентаризационные описи Участие в проверках, проводимых инвентаризационной комиссией
Таксировочный То же Предоставление данных о существующих оценках имущества и обязательств
Аналитический Акты инвентаризации, сличительные ведомости Проверка данных, содержащихся в актах и описях; выяснение причин отклонений, подготовка предложений по отражению в учете результатов инвентаризации
Заключительный Ведомость учета результатов инвентаризации. Приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации Внесение бухгалтерских записей в учетные регистры, хранение документов по учету результатов инвентаризации

Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 18 августа 1998 г. № 88 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации.

Если типовые формы описей (актов) инвентаризации отсутствуют, организации должны разрабатывать их самостоятельно, соблюдая требования п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии (ревизионной комиссии) надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии (ревизионной комиссии) визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на “__________” (дата)», что должно служить бухгалтеру основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия (ревизионная комиссия) обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной фактической проверке (на выборку) части этих ценностей.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как от руки, так и с использованием средств вычислительной и другой организационной техники.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и внесения правильных записей над зачеркнутыми. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии (ревизионной комиссии) и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются и делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаруживают после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии (ревизионной комиссии). Инвентаризационная комиссия (ревизионная комиссия) осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации.

Как отражать в бухгалтерском учете результаты инвентаризации?

Излишки имущества приходуют по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующую сумму относят у некоммерческой организации на увеличение доходов.

Недостачу имущества и его порчу относят на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списывают на увеличение расходов некоммерческой организации. Здесь мы не рассматриваем недостачи в пределах норм естественной убыли, поскольку у большинства некоммерческих организаций они не применяются.

К документам, представляемым для оформления списания недостач имущества, должны быть приложены решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо заключение внутренней или внешней экспертизы о причинах порчи ценностей.

В бухгалтерском учете некоммерческой организации по результатам инвентаризации могут быть оформлены следующие проводки:

На сумму стоимости основных средств, не отраженных в учете

  • дебет счета 01 «Основные средства», кредит счета 86 «Целевое финансирование».

На сумму стоимости недостающих объектов основных средств

  • дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 01.

На сумму стоимости материалов, не отраженных в учете

  • дебет счета 10 «Материалы», кредит счета 86.

На сумму стоимости недостающих материалов

  • дебет счета 94, кредит счета10.

На сумму излишка наличных денег в кассе

  • дебет счета 50 «Касса», кредит счета 86.

На сумму недостачи денежных средств в кассе

  • дебет счета 94, кредит счета 50.

Затем определяется, за счет каких источников списываются суммы, отнесенные на счет 94. Суммы недостачи могут быть возмещены за счет виновных материально ответственных или должностных лиц некоммерческой организации. При этом делаются следующие проводки.

  1. Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 — на сумму недостачи, отнесенную на счет виновных лиц;
  2. Дебет 70 кредит 73 — на сумму материального ущерба, удержанную при начислении сумм оплаты труда;
  3. Дебет 50 кредит 73 — на сумму материального ущерба, возмещенную посредством сдачи наличных денег в кассу организации.

На сумму недостачи, по которой виновные лица не определены либо во взыскании которой отказано органами суда или арбитража, делается проводка: дебет счета 86, кредит счета 94.

Как влияют результаты инвентаризации на имущественное положение
и налоговые обязательства организации?

При списании отсутствующего имущества и оприходовании ранее неучтенного имущества следует быть осторожным. Если выявлен объект, по которому в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют данные, то организации нужно руководствоваться порядком приобретения права собственности на бесхозяйные вещи, предусмотренным в ст. 225, 226, 231 ГК РФ.

Статья 225. Бесхозяйные вещи

  1. Бесхозяйной является вещь, которая не имеет собственника или собственник которой неизвестен, либо вещь, от права собственности на которую собственник отказался.
  2. Если это не исключается правилами настоящего Кодекса о приобретении права собственности на вещи, от которых собственник отказался (статья 226), о находке (статьи 227 и 228), о безнадзорных животных (статьи 230 и 231) и кладе (статья 233), право собственности на бесхозяйные движимые вещи может быть приобретено в силу приобретательной давности.
  3. Бесхозяйные недвижимые вещи принимаются на учет органом, осуществляющим государственную регистрацию права на недвижимое имущество, по заявлению органа местного самоуправления, на территории которого они находятся.

По истечении года со дня постановки бесхозяйной недвижимой вещи на учет орган, уполномоченный управлять муниципальным имуществом, может обратиться в суд с требованием о признании права муниципальной собственности на эту вещь.

Бесхозяйная недвижимая вещь, не признанная по решению суда поступившей в муниципальную собственность, может быть вновь принята во владение, пользование и распоряжение оставившим ее собственником либо приобретена в собственность в силу приобретательной давности.

Статья 226. Движимые вещи, от которых собственник отказался

  1. Движимые вещи, брошенные собственником или иным образом оставленные им с целью отказа от права собственности на них (брошенные вещи), могут быть обращены другими лицами в свою собственность в порядке, предусмотренном пунктом 2 настоящей статьи.
  2. Лицо, в собственности, владении или пользовании которого находится земельный участок, водоем или иной объект, где находится брошенная вещь, стоимость которой явно ниже суммы, соответствующей пятикратному минимальному размеру оплаты труда, либо брошенные лом металлов, бракованная продукция, топляк от сплава, отвалы и сливы, образуемые при добыче полезных ископаемых, отходы производства и другие отходы, имеет право обратить эти вещи в свою собственность, приступив к их использованию или совершив иные действия, свидетельствующие об обращении вещи в собственность.

Другие брошенные вещи поступают в собственность лица, вступившего во владение ими, если по заявлению этого лица они признаны судом бесхозяйными.

Статья 231. Приобретение права собственности на безнадзорных животных

  1. Если в течение шести месяцев с момента заявления о задержании безнадзорных домашних животных их собственник не будет обнаружен или сам не заявит о своем праве на них, лицо, у которого животные находились на содержании и в пользовании, приобретает право собственности на них.

    При отказе этого лица от приобретения в собственность содержавшихся у него животных они поступают в муниципальную собственность и используются в порядке, определяемом органом местного самоуправления.

  2. В случае явки прежнего собственника животных после перехода их в собственность другого лица прежний собственник вправе при наличии обстоятельств, свидетельствующих о сохранении к нему привязанности со стороны этих животных или о жестоком либо ином ненадлежащем обращении с ними нового собственника, потребовать их возврата на условиях, определяемых по соглашению с новым собственником, а при недостижении соглашения — судом.

В то же время факт отсутствия какого-либо животного не ведет к утрате организацией права собственности на этот объект.

Если некоммерческая организация является плательщиком налога на имущество и по результатам инвентаризации выявлен излишек имущества, у нее может возникнуть дополнительный объект обложения этим налогом.

Несмотря на то что результаты обязательной ежегодной инвентаризации отражаются в балансе на 1 января, налоговые органы считают, что базу для расчета налога на имущество необходимо увеличить с даты, когда указанное имущество должно было быть учтено в регистрах бухгалтерского учета и отражено в активе баланса. Если эта дата может быть установлена по данным первичных документов, то при обнаружении ошибок (искажений) в исчислении налоговой базы, относящихся к прошлым отчетным периодам, в текущем отчетном периоде проводится перерасчет налоговых обязательств за время с момента совершения ошибки1.

И только если конкретный период, в котором должно было быть оприходовано имущество, определить невозможно, обязательства по уплате налога возникают у организации в текущем отчетном периоде.

Стоимость основных средств и материалов, пришедших в негодность, не уменьшает налоговую базу по налогу на имущество до периода, в котором будет документально оформлено их списание. Это значит, что указание в описях на невозможность дальнейшего использования имущества по назначению не может служить основанием для исключения этого имущества из состава объекта налогообложения.

1 В пункте 1 статьи 54 Налогового кодекса РФ, части 1 «Общие вопросы исчисления налоговой базы» говорится: «Налогоплательщики-организации исчисляют налоговую базу по итогам каждого налогового периода на основе данных регистров бухгалтерского учета и (или) на основе иных документально подтвержденных данных об объектах, подлежащих налогообложению либо связанных с налогообложением.

При обнаружении ошибок (искажений) в исчислении налоговой базы, относящихся к прошлым налоговым (отчетным) периодам, в текущем (отчетном) налоговом периоде перерасчет налоговых обязательств производится в периоде совершения ошибки. В случае невозможности определения конкретного периода корректируются налоговые обязательства отчетного периода, в котором выявлены ошибки (искажения)».

Отдельные номера журналов Вы можете купить на сайте www.5B.ru
Оформление подписки на журнал: http://dis.ru/e-store/subscription/



Все права принадлежат Издательству «Дело и cервис» Полное или частичное воспроизведение или размножение каким-либо способом материалов допускается только с письменного разрешения Издательства «Дело и Сервис».